Tietosuojailmoitus: Kerhot ja leirit

Tieto­suo­jail­moi­tus, jos­sa annetaan EU:n tieto­suo­ja-ase­tuk­sen (artik­lat 13 ja 14) edel­lyt­tämiä tieto­ja. Tieto­suo­ja-ase­tuk­sen tek­sti löy­tyy tästä linkistä ja Tieto­suo­javal­tu­ute­tun ohjei­ta löy­tyy täältä.

Rek­isterin nimi
AALTO-YLIOPISTO JUNIOR
KERHOT JA LEIRIT

Päiväys
21.5.2018

Rek­ister­in­pitäjä, yhteyshenkilö ja rek­isterin vas­tu­uhenkilö
Aal­to-yliopis­to
Aal­to-korkeak­oulusäätiö sr
Pos­tiosoite: PL 11000, 00076 AALTO
Käyn­tiosoite: Otakaari 24, 02150 Espoo
Puhe­lin­vai­hde: 09 47001

Rek­isterin vas­tu­uhenkilö
Johta­ja Ilk­ka Tit­to­nen (ilkka.tittonen@aalto.fi).

Rek­isterin yhteyshenkilö
Aal­to Junior koor­di­naat­tori Veli-Mat­ti Ikä­valko (veli-matti.ikavalko@aalto.fi).

Tieto­suo­javas­taa­va ja yhteystiedot
Aal­to-yliopis­ton tieto­suo­javas­taa­vana toimii Jari Söder­ström.
Pos­tiosoite: PL 11000, 00076 AALTO
Käyn­tiosoite: Otakaari 24, 02150 Espoo
Puhe­lin­vai­hde: 09 47001
Sähkö­posti: tietosuojavastaava@aalto.fi

Rek­isterin pitämisen tarkoi­tus ja henkilöti­eto­jen käsit­te­lyn oikeuspe­ruste
Rek­isterin henkilöti­eto­jen käsit­te­lyn tarkoituk­se­na on ker­ho­jen ja leirien jär­jestämi­nen eri ikäisille lap­sille ja nuo­rille luon­non­ti­eteen, matem­ati­ikan, teknolo­gian ja taiteen alueil­ta. Aal­to-yliopis­ton oikeus käsitel­lä rek­isteröi­dyn tieto­ja perus­tuu sopimuk­seen ja oikeutet­tuun etu­un. Eri­ty­is­ten henkilöti­eto­jen käsit­te­ly perus­tuu las­ten ja nuorten tur­val­lisu­u­den varmis­tamiseen.

Henkilöti­eto­ja kerätään suo­raan rek­isteröidyltä
KYLLÄ, huolta­ja antaa omat tieton­sa.

Henkilöti­eto­ja kerätään muual­ta kuin rek­isteröidyltä
KYLLÄ, lapsen tiedot saadaan huolta­jal­ta.

Rek­isterin tieto­sisältö (kuvaus rek­isteröi­ty­jen ryh­mistä ja henkilöti­eto-ryh­mistä)
Rek­isteris­sä käsitel­lään seu­raavia tarpeel­lisia henkilöti­eto­ja:

  • Tiedot huolta­jas­ta ja leir­ille osal­lis­tu­vas­ta laps­es­ta:
    (huolta­jan nimi, yhteystiedot, lapsen nimi, lapsen syn­tymävu­osi ja ruokavalio)
  • Tieto annetus­ta kuvaus­lu­vas­ta.
  • Eri­tyiset henkilötiedot laps­es­ta:
    • Tiedot lapsen aller­gioista sekä mah­dol­liset huolta­jan ilmoit­ta­mat muut ter­veystiedot. Aller­giatiedot tarvi­taan ruokailun ja ulkona liikku­misen jär­jestämistä varten.

Henkilöti­eto­jen vas­taan­ot­ta­jat ja vas­taan­ot­ta­jaryh­mät (= luovu­tuk­set)
Tieto­ja käsit­televät vain ne Aal­to yliopis­ton työn­tek­i­jät tai Aal­lon toimek­sian­nos­ta ja luku­un toimi­vat henkilöt, joil­la on oikeus näi­den henkilöti­eto­jen käsit­te­lyyn.

Henkilöti­eto­jen vas­taan­ot­ta­jat eri toimen­pitei­den yhtey­dessä:
Henkilöti­eto­ja käsit­televät ain­oas­taan koor­di­naat­tori Veli-Mat­ti Ikä­valko ja leirin ohjaa­jat. Tap­atur­mati­lanteis­sa tiedot luovute­taan Suomen Ter­veysta­lo Oy:lle, joka on tap­atur­mavaku­u­tuk­sen anta­jan suosit­tele­ma ter­veysase­ma.

Tieto­jen siir­rot kol­man­si­in mai­hin
Yliopis­ton tieto­suo­japoli­ti­ikkana on nou­dat­taa eri­ty­istä huolel­lisu­ut­ta, jos henkilöti­etoa siir­retään EU:n ja Euro­pean Eco­nom­ic Area -alueen (EEA) ulkop­uolelle mai­hin, jot­ka eivät tar­joa EU:n tieto­suo­ja-ase­tuk­sen mukaista tieto­suo­jaa. Henkilötiedon siirtämi­nen EU:n ja EEA-alueen ulkop­uolelle suorite­taan tieto­suo­ja-ase­tuk­sen vaa­timusten mukaises­ti.

Henkilöti­eto­jen säi­ly­ty­sai­ka / määrit­tämiskri­teer­it
Tämän henkilörek­isterin osalta säi­ly­tysa­jat ovat:

  • 1 kalen­terivu­osi leirin tai ker­hon päät­tymis­es­tä.
  • Kuvauslu­pa säi­lytetään 5 vuot­ta.

Rek­isterin suo­jauk­sen peri­aat­teet
Man­u­aa­li­nen aineis­to säi­lytetään tilas­sa, johon on pääsy vain tietoon oikeute­tu­il­la.

Rek­isteröi­dyn oikeudet
Rek­isteröidyl­lä on oikeus tarkas­taa tieton­sa. Tarkas­tus­pyyn­tö tulee osoit­taa Veli-Mat­ti Ikä­valkolle (veli-matti.ikavalko@aalto.fi). Rek­isteröidyl­lä on oikeus vaa­tia rek­isteris­sä ole­van virheel­lisen tiedon kor­jaamista. Rek­isteröi­ty voi vaa­tia tiedon kor­jaamista otta­mal­la yhteyt­tä Veli-Mat­ti Ikä­valkoon (veli-matti.ikavalko@aalto.fi). Rek­isteröidyl­lä on oikeus saat­taa yliopis­ton tieto­suo­jaan liit­tyvä toimin­nan lain­mukaisu­us Tieto­suo­javal­tu­ute­tun toimis­ton arvioitavak­si (tietosuoja@om.fi).